Министерством юстиции Украины, Министерством иностранных дел Украины, Министерством образования Украины, посольствами и консульствами на территории Украины
Легализация документа необходима для придания ему юридической силы на территории другого государства. Таким образом, чтобы отправить документ, выданный на территории Украины, за ее пределы, Вы должны его легализовать.
Легализация состоит в подтверждении полномочий, подлинности подписи, а в некоторых случаях, печати или штампа должностного лица, выдавшего документ.
На территории СНГ ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не требуется — действует Минская конвенция от 22 января 1993 г. (с изменениями от 28.03.1997).
Существует два вида оформления документов:
- проставление штампа «Апостиль«
- легализация (МИНЮСТ, МИД, консульство)
Апостиль — это специальный штамп, который проставляется на официальных документах, которые выдают органы стран участниц Гаагской конвенции 1961 года. Апостиль засвидетельствует подпись лица под документом и подлинность печати, которая поставлена на документе.
Во остальных случаях документ должен проходить процедуру легализации в Министерстве Юстиции Украины, Министерстве Иностранных Дел Украины и консульстве страны назначения.
Порядок проставления специального штампа «Apostille» (далее — апостиль), для использования Украинских документов в иностранных государствах
Апостилирование — это процедура, заменяющая легализацию в тех странах, которые присоединились к Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации официальных иностранных документов. В странах, являющихся членами этой конвенции, документы не легализуются. На документах, составленных в стране–участнице конвенции, проставляется апостиль.
Апостиль — это удостоверение Министерством иностранных дел, Министерством юстиции и Министерством образования подписи должностного лица, подписавшего или официально удостоверившего какой-либо официальный документ, составленный на территории этого государства.
Если на документе проставлен апостиль, такие документы легализовать не нужно.
Апостиль проставляется для всех стран, кроме Германии, Дании, ОАЭ, Ливии, Канады, Бразилии и некоторых других стран. Для этих стран применяется процедура легализации.
Отметим, что в нашей стране апостиль проставляется на таких документах:
— на документах, выданных органами судебной власти Украины;
— на документах, выданных органами прокуратуры Украины, органами юстиции;
— на административных документах;
— на документах об образовании и ученых званиях;
— на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;
При этом апостиль не может проставляться на документах, выданных зарубежными дипломатическими учреждениями Украины, и на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Также апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.
Оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, не могут быть приняты на территории Украины для проставлення апостиля. Апостиль может быть проставлен на копиях этих документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины.
Согласно Постановлению Кабинета Министров Украины о предоставлении полномочий на проставления апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации официальных иностранных документов от 18.01.2003 №61, апостиль проставляется:
Министерством образования и науки – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки. К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и прочие.
Министерством юстиции Украины — на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины. В частности, свидетельства и справки, выданные органами ЗАГС, документы, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки.
Министерство иностранных дел — на справках, выданных архивными учреждениями Украины, справках о состоянии здоровья (при условии их удостоверения гербовой печатью областного управления здравоохранения), справках выданных органами МВД Украины, а также на других официальных документах.
Существует норма, предусматривающая, что у должностных лиц компетентных органов должны быть образцы подписей лиц, которые выдают или могут выдавать официальные документы, а также образцы оттисков печатей и штампов, которые проставляются или могут быть проставлены на соответствующих документах. Это нужно для их сверки с подписями и оттисками печатей и штампов на документах, предоставляемых для проставления апостиля. В случае отсутствия у компетентного органа образца соответствующей подписи, оттиска печати или штампа апостиль может быть проставлен только после получения такого образца.
Примечание: документы, выданные ЗАГСом ( свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., архивная справка, выписка), должны быть легализованы в областном управлении юстиции той области, где находится ЗАГС. Например, Киевское областное управление юстиции находится в г. Киеве, Одесское в г. Одессе, Львовское в г. Львове. Только после областного управления выданные ЗАГСом документы апостилируются в МИНЮСТе.
Что такое двойной и одинарный апостиль?
Например, для заключения брака граждан Украины на территории Швейцарии необходимо апостилировать нотариальное Заявление о семейном положении. В связи с этим на оригинале указанного заявления Министерством юстиции Украины проставляется апостиль, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и подается для проставления апостиля снова в Министерство юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая требуется многими государствами — участниками Конвенции, в частности Голландией, Португалией, Францией, Швейцарией, Данией, Норвегией и другими государствами.
В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории США, достаточно проставления апостиля лишь на оригинале этих документов. В этом случае апостиль ставится на оригинале документа, после чего к заверенной в установленном порядке копии документа подшивается перевод, который заверяется нотариусом. Это одинарная процедурапроставления апостиля.
В некоторых случаях, в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут использоваться. Например, Республика Италия.
ВНИМАНИЕ!!! Все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть апостилированы государственными органами иностранного государства.
Следует также отметить процедуру апостилирования для документов выданных органами системы Образования Украины.
Школьные аттестаты, дипломы, дополнения к аттестатам и дипломам государственного образца, справки и ученые звания – такие документы подлежат апостилированию в оригинале в Министерстве Образования и наук Украины, после чего делается перевод документа на нужный язык с нотариальной заверкой, и проставляется апостиль на переводах в МИНЮСТе Украины.
Порядок легализации документов для использования в иностранных государствах
Легализация — это приведение документов в легальную форму, которая отвечает законодательству иностранного государства и признается государственными органами этого государства.
Легализация документов требуется практически всегда, когда документ необходимо представить в официальные органы другого государства, — документ, выданный, например, на Украине, имеет юридическую силу только на территории Украины, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.
В отличие от процедуры апостилирования легализация документа осуществляется с целью его последующего представления в официальные органы иностранного государства, не являющегося участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Что это значит?
Если страна отсутствует в Списке стран участниц Гаагской конвенции – ПРИМЕНЯЕТСЯ ПРОЦЕДУРА ЛЕГАЛИЗАЦИИ.
(Список стран участниц Гаагской конвенции прилагается)
Процедура консульской легализации может быть осуществлена как для оригиналов, так и нотариально заверенных копий документов. Это могут быть как личные документы граждан (свидетельства о рождении, смерти, заключении и расторжении брака, дипломы, аттестаты, заявления, разрешения и др.), так и документы юридических лиц (уставы, учредительные договора, свидетельства о регистрации, постановке на учет и др.).
Данный вид легализации осуществляется в органах Министерства юстиции Украины, Министерстве иностранных дел Украины, а затем в консульстве страны назначения на территории Украины. Только после прохождения всех трех этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.
Министерство иностранных дел легализует следующие документы:
— оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами регистрации актов гражданского состояния, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, управлением юстиции АР Крым, городским управлением юстиции для городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным ЗАГС г. Киева (то есть легализируются документы образцу 1991 года на которые изображены герб УКРАИНЫ, т.е. которые выданные после распада Советского Союза);
— справки, выданные органами МВД;
— оригиналы медицинских справок;
— оригиналы справок, которые выдаются иностранными Посольствами на территории Украины иностранным гражданам, которые заключают брак на территории Украины (такая справка предъявляется в ЗАГС для оформления брака).
Министерство юстиции легализует следующие документы:
— оригиналы документов, выданных нотариусами и судами;
— нотариальные копии, переводы и прочие документы, удостоверенные или выданные государственными, частными нотариусами (нотариальные копии, нотариальные переводы, справки о местожительстве после нотариального засвидетельствования соответствия копии оригиналу).
После легализации документов в МИНЮСТ, МИД Украины, официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться (например, если документы оформляются для Германии, то после легализации в МИД и МИНЮСТ их необходимо легализировать в консульстве Германии).
МИД Украины не легализует документы, выданные на территории иностранных государств. Такие документы должны быть легализованы в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов. Например, если документ выдан на территории Германии и его необходимо предъявить в государственные органы Украины, этот документ необходимо легализовать на территории Германии в Украинском Консульстве (Мюнхен, Бонн, Берлин, Франкфурт-на-Майне).
Процесс легализации можно разделить по документам на 2 варианта:
1 вариант — легализация документов в областном или городском управлении юстиции, потом в МИД, после чего делается перевод документа на нужный язык и нотариально заверяется (все документы, выданные органами ЗАГС).
2 вариант — делается нотариальная копия документа, эта копия легализируется в Минюсте, МИДе, после чего делается перевод документа на нужный язык и нотариально заверяется.
Обратите внимание, что в первом случае документы легализуются в оригинале, а во втором случае — в виде нотариальной копии.
Примечание: документы, выданные ЗАГСом (свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., выписка), должны быть легализованы в областном управлении юстиции той области, где находится ЗАГС. Например Киевское областное управление юстиции находится в г. Киеве, Одесское в г. Одессе, Львовское в г. Львове. Только после областного управления ЗАГСОВСКИЕ документы легализуются в МИДе, МИНЮСТе.
ПРИМЕЧАНИЕ:
Легализация проставляется при наличии доверенности.
Апостиль проставляется без доверенности для физических лиц и при наличии доверенности на имя нашего сотрудника – для юридических лиц.
Апостиль и легализация документов проставляется при наличии оригиналов документов или их нотариальных копий.
Апостиль проставляется при условии, что страна указана в списке стран участниц Гаагской конвенции (см.ниже).
Перечень стран, присоединившихся к Гаагской Конвенции, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов, 1961 года (апостиль)
|
|
|
Примечания: * государства, с которыми Украина имеет многосторонние договоры, содержащие положения о признании официальных документов без дополнительного их засвидетельствования. |
|
Информацию о стоимости услуг Апостиль и легализация документов в Центре переводов УНИВЕРСАЛ (Universall) вы можете получить в разделе «Тарифы».